Hoe kunt U voorkomen dat debiteuren te laat betalen.

Hoe kunt U voorkomen dat debiteuren te laat betalen.

De plaag van elke ondernemer: klanten die te laat betalen. Maar waar ligt dat nu aan, dat Uw factuur altijd te laat wordt betaald en de factuur van Uw concurrent altijd binnen de betalingstermijn?

Veel van Uw klanten houden er het “drie stapeltjes principe” op na. Op stapel 1 komen de facturen terecht die gelijk betaald moeten worden, omdat er anders problemen volgen, op stapel 2 komen de facturen die nog wel even mogen wachten en op stapel 3 komen de facturen die “ooit nog wel eens betaald moeten worden”. U wilt natuurlijk dat Uw facturen op de eerste stapel terecht komen.

Ervaring leert dat alles begint met de juiste uitstraling. De klant moet begrijpen dat U, als professional, waarde hecht aan stipte betaling en dat, indien hij of zij zich hier niet aan houdt, er maatregelen zullen volgen.

Een dergelijke uitstraling begint met discipline. Stuur bijvoorbeeld altijd zo snel mogelijk een factuur na levering van een dienst of product. (Laat factureren verkleint de kans op betaling. m.a.w. factureer snel en regelmatig.)

Hanteer daarbij strikte termijnen: Bij een betalingstermijn van 14 dagen, ontvangt de klant op dag 15 een herinneringsbrief als er niet betaald is. In deze herinneringsbrief geeft U een nieuwe betalingstermijn van, bijvoorbeeld, 7 dagen. Betaalt de debiteur niet binnen deze termijn dan ontvangt de debiteur meteen een brief van Uw advocaat. Door duidelijke termijnen te stellen én te hanteren, creëert U geloofwaardigheid bij Uw debiteuren.

• Indien U zaken doet met een B.V en U vertrouwt de kredietwaardigheid van de B.V. niet, vraag persoonlijke borgstelling van de directeur.
• Hanteer duidelijke leveringsvoorwaarden en betalingscondities en deponeer deze bij de Kamer van Koophandel of de griffie van de Rechtbank.
• Druk de belangrijkste onderdelen van uw algemene voorwaarden op de achterzijde van uw briefpapier af en vermeld hierin duidelijk de betalingscondities
• Zorg altijd voor bewijs dat uw klanten akkoord zijn met uw leverings- en betalingsvoorwaarden.
• Zorg dat u precies weet wie namens een bedrijf bevoegd is om contracten te tekenen. (Dit kunt u controleren via de Kamer van Koophandel. )
• Vermeld op uw facturen altijd een betalingstermijn.
• Bevestig altijd de inhoud van de telefoongesprekken en de afspraken die u maakt met uw debiteur en probeer, indien mogelijk, van elke opdracht een schriftelijk bewijs voor handen te hebben. (Adequate dossiervorming is essentieel bij niet betaling!)
• Let op verjaring. Vorderingen verjaren na vijf jaar. De verjaringtermijn kan worden gestopt (gestuit) door middel van de toezending van een aangetekende sommatie tot betaling.
• Neem alleen nieuwe opdrachten aan als de vorige opdrachten zijn betaald.
• Neem telefonisch contact met Uw klant op, na versturing van de eerste betalingsherinnering.
• Wacht niet te lang met het inschakelen van een incasso-advocaat. Naarmate meer tijd verstrijkt wordt de kans op verhaal aanzienlijk kleiner. Net als de tip van snel factureren en aanmanen, geldt ook hier, dat door snel en daadkrachtig te reageren de vordering sneller zal zijn betaald!

Mocht U nog vragen hebben over dit artikel of over incasso in het algemeen neem dan vrijblijvend contact met infor@mulders-advocaten.nl of 0475-419419